1. Что нужно иметь до начала

Для выставления фактуры в KSeF нужны две вещи: способ аутентификации и доступ к системе.

  • Аутентификация — чаще всего Profil Zaufany, квалифицированная подпись, квалифицированная печать или токен KSeF, сгенерированный в системе.
  • Права — у владельца фирмы они автоматически; сотруднику или бухгалтерии права нужно выдать в KSeF.
  • Данные фактуры — NIP покупателя, позиции, ставки НДС, даты. Формат KSeF — структурированная схема FA(3).

Ещё не знаете сроки и правила? Начните с: KSeF в 2026: график и практическая подготовка ↗ и Бесплатная программа для фактур KSeF: какие есть варианты ↗.

2. Пошагово в Aplikacja Podatnika KSeF (бесплатно)

Самый простой бесплатный путь — государственное приложение Aplikacja Podatnika KSeF:

  • Шаг 1. Войдите в приложение (например, через Profil Zaufany) и выберите контекст фирмы (свой NIP).
  • Шаг 2. Выберите «Выставить фактуру» и форму по схеме FA(3).
  • Шаг 3. Заполните данные: продавец, покупатель (NIP), позиции, ставки НДС, даты продажи и выставления.
  • Шаг 4. Проверьте сводку — система валидирует обязательные поля и базовую логику.
  • Шаг 5. Отправьте фактуру. После приёма KSeF присвоит ей номер KSeF и сформирует UPO (официальное подтверждение приёма) — это доказательство, что документ корректно принят.

Датой выставления структурированной фактуры, как правило, считается дата её отправки в KSeF. Номер KSeF и UPO стоит сохранить — это подтверждение оборота документа.

3. Частые случаи

  • Корректирующая фактура — тоже выставляется в KSeF, с указанием номера KSeF исходной фактуры.
  • Авансовая фактура — поддерживается схемой FA(3); не забудьте связать с итоговой фактурой.
  • Продажа физлицу (потребителю) — тут особые правила; сверьтесь с актуальными указаниями, прежде чем принимать это за правило.
  • Ryczałt / малая фирма — сам механизм выставления такой же; отличается объём данных и расчётов.

4. Когда стоит автоматизировать (вместо ручного ввода)

Ручное выставление в госприложении нормально при нескольких фактурах. Когда их много — или они возникают из заказов, склада, e-commerce — стоит, чтобы фактура создавалась автоматически в вашей системе и сама уходила в KSeF. Тут в игру входят программы: платные пакеты или бесплатные open-source.

Несколько реальных open-source вариантов — с плюсами и минусами (опционально, без обязательств):
  • MyCompany — бесплатная open-source ERP (Apache-2.0) на платформе lsFusion.
    Плюс: это полноценная ERP — фактуры возникают из заказов/склада, автоматизация процессов; публичное демо включает выставление фактур. Минус: как платформа обычно требует настройки под свои процессы — порог входа выше, чем у простого приложения.
  • Dolibarr — зрелая открытая ERP/CRM с большим сообществом.
    Плюс: много готовых модулей, проверена в тысячах компаний. Минус: поддержка польского KSeF обычно через сторонние модули, не «из коробки».
  • Invoice Ninja — лёгкое open-source приложение для фактурирования.
    Плюс: простое и быстрое на старте, заточено под фактуры и платежи. Минус: это не полноценная ERP; без функций, специфичных для KSeF.

Поддержка KSeF различается между инструментами — стоит проверить в каждом. Это лишь примеры.

5. Частые ошибки — что проверить

  • неверный NIP покупателя или опечатка в данных — валидация это поймает, но замедлит работу;
  • нет прав у сотрудника/бухгалтерии — фактура «не хочет отправляться»;
  • не сохранён номер KSeF / UPO — потом сложнее подтвердить оборот;
  • отношение к KSeF как к PDF — это структурированный XML, а не вложение.

6. Итог

Выставление фактуры в KSeF сводится к: аутентификация → заполнение FA(3) → отправка → получение номера KSeF и UPO. Бесплатно это делается в Aplikacja Podatnika KSeF; при большем масштабе стоит, чтобы фактуры создавались автоматически в вашей системе — платной или open-source.